La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Le titulaire de la fonction assure la gestion des coordinatrices et des agents de call d’imagerie médicale. Coordonne des processus standards et assure la bonne formation des équipes. C’est un garant de la performance au niveau de la gestion des ressources, du remplissage des plages et de la gestion des grilles. En parallèle à cela, le titulaire de la fonction assure la coordination d’IRM tant sur le plan de la gestion des plages que celui des rendez-vous complexes. Il s’assure que les patients souhaitant un rendez-vous l’obtiennent en fonction du degré d’urgence de la demande. C’est un expert de sa discipline qui accompagne et forme ses collègues à la gestion de ces rendez-vous.

Tâches liées à la fonction:

Sous la responsabilité du directeur opérationnel adjoint, au sein de la direction opérationnelle parcours patient :

• Assure la gestion des Coordinatrices et des calls center d’imagerie:
  • Effectue des entretiens de suivi des objectifs des coordinatrices tous les 6 mois et leurs entretiens de carrière
  • Coache et forme les coordinatrices, favorisant l'autonomie dans leurs fonctions.
  • Met en place des réunions structurées pour la gestion des problèmes et la prise de décision.
  • Facilite les réunions d'équipes pour Bordet et Erasme (1 fois par semaine).
  • Veille au bien-être, aux compétences et à la polyvalence des équipes.
  • Valide les congés, les horaires, et gère les absences.
  • Prend en charge la gestion des nouveaux arrivants.
  • Assure la gouvernance de suivi.
  • Est présent sur le terrain et définit les règles de fonctionnement des équipes.
• Coordination des Processus Standards et de la Formation des Équipes:

• • Supervise la gestion des grilles, avec une responsabilité déléguée aux coordinatrices.
  • Supervise les paramétrages, également sous la responsabilité des coordinatrices.
  • Assure la gestion du secrétariat : appels, accueil des patients, gestion des mails, fax, etc.
  • Met en place le processus d'intégration des nouveaux arrivants avec un journal de bord, adapté aux spécificités de chaque site (Bordet et Erasme).
  • S’assure de la mise à jour des procédures de travail, de prise de rendez-vous, et des processus IT

• Garant de la Performance des call imagerie pour le HUB à terme :

• • Gère et optimise les ressources du secrétariat.
  • Supervise le remplissage des plages et assure le suivi des raisons de fermeture.
  • Organise des réunions d'équipe mensuelles
  • Assure le reporting au management des problèmes et des points d'escalation

• Exécute les missions de sa coordination en IRM :

• • Paramétrage des grilles IRM ;
  • Coordination des rendez-vous oncologiques prioritaires ;
  • Gestion des études cliniques ;
  • Gestion des rendez-vous complexes (patients pédiatriques, avec sécrétine, avec matériel implanté, AIT, stroke, rendez-vous urgents…) ;
  • Gestion des rendez-vous des patients hospitalisés ;
  • Gestion des rendez-vous sous AG y compris la réservation de lit et les rendez-vous préopératoires ;
  • Assure la gestion des patients en requête (en attente de date de rendez-vous plus proche) ;
  • Assure le bon fonctionnement du service de résonance magnétique.
• Assurer, en support du responsable d’équipe, les aspects suivants :
  • Gestion des étudiants prévus aux accueils ;
  • Back up de l'organisation quotidienne quand le responsable est absent (affectation des postes, remplacement des absences, mise à jour STP);
  • Aide aux collaborateurs pour la résolution des problèmes complexes.
• Servir d'interface dans la communication :
  • Est le point de référence sharepoint de l’équipe pour la mise à jour des procédures ;
  • Sert d'interface entre les patients, l'équipe et la responsable du call center ;
  • Sert d'interface entre les technologues, les radiologues et le call ;
  • Participe à la formation des autres services à l’utilisation des plateformes de prise de RDV ;
  • Recueille les plaintes, les souhaits et les remarques des patients et recherche des solutions;
  • Participe à des projets relatifs à la mise en œuvre de nouveaux projets quant à l’organisation des accueils et la gestion des rendez-vous.

Profil

• Formation conforme aux exigences d’application pour l’exercice de la fonction ;

• Savoir : disposer des connaissances techniques et requises pour la fonction ;
• Savoir-être : Rigueur, aptitudes d’écoute, dynamisme, adaptabilité, esprit d’initiative ;
• Savoir-faire : organisation, communication orale et écrite, collaboration, accompagnement du changement.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du certificat Selor Art. 10).

Offre

• Dans le contexte d’un groupement hospitalier de grande envergure, nous vous proposons une fonction possédant un champ de responsabilités variées, l’accès à des techniques innovantes et un travail au sein d’équipes pluridisciplinaires.
• Un contrat temps plein à durée indéterminée.
• Une rémunération attractive, assortie d’avantages extra-légaux (chèques repas, assurance de groupe, jours de congés extra-légaux).
• L’hôpital est facilement accessible en métro avec un remboursement partiel des frais de transport, et le parking est gratuit.

Intéressé(e) ?:

Envoyez votre cv et lettre de motivation, via notre formulaire en ligne.