La société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Le titulaire de la fonction veille à la conformité des grilles de rendez-vous nécessaires au bon fonctionnement de la clinique d’imagerie de la femme de l’HUB, est le point de contact des médecins et participe aux tâches du call center.

Tâches et responsabilités

Sous la responsabilité du responsable du call center sénologie, au sein de la direction opérationnelle parcours patient:

- Assure la coordination des rendez-vous de sénologie

• S’assurer quotidiennement que les grilles de rendez-vous reflètent les besoins du service et des médecins:
  • Ouvre et ferme les salles en fonction des aléas / demandes et suivant la procédure mise en place
  • Déplace les rendez-vous en fonction
  • Veille au bon remplissage des plages
• Gestion des études cliniques et expertises de radiologie
• Formation des nouveaux arrivants
• Gestion des entretiens des machines de sénologie (et déplacements qui en résultent)
• Coordination des rendez-vous de sénologie pour les bilans oncologiques
• Gère les prises de rendez-vous complexes et urgentes
• Assure la coordination de l’inscription des biopsies et autres examens de radiologie nécessitant une hospitalisation

• Fait le lien avec les différentes coordinatrices du service d’imagerie médicale de l’HUB
• Assure la préparation des horaires du call sénologie selon le règlement (pas la validation) et réalise le planning hebdomadaire

- Exécute les tâches du call center

• La gestion des appels en 1er ligne pour toutes les demandes relatives à des rendez-vous (création, annulation et modification) pour les différents services de l’Hôpital pris en charge par le call center;

• Lors des appels téléphoniques, si nécessaire, pose les questions pertinentes (type d’examens, urgence réelle, antécédents médicaux, renseignements particuliers, etc.) pour s’assurer de la bonne planification du rendez-vous et rendre le meilleur service possible au patient ;

• La gestion des annulations des rendez-vous reçues via le web hors heures d’ouverture du call center.
• Le titulaire recontacte les patients par téléphone ou tout autre moyen prévu par l’hôpital pour proposer d’autres dates ;

• La gestion des patients en requête (en attente de date de rendez-vous plus proche) suite à annulation par d’autres patients (appels des patients pour proposer les rendez-vous libres). Le titulaire recontacte les patients par téléphone ou tout autre moyen prévu par l’hôpital pour proposer d’autres dates ;

• Transmettre à l’interlocuteur les informations nécessaires en lien avec son rendez-vous : lieu, coût, particularité (supplément honoraire, document à présenter, préparation préalable pour un examen,…)

• Transférer les appels téléphoniques vers les services adéquats en cas de demande urgente, de rendez-vous complexes ou d’erreur de destinataire ;

• Assurer la transmission des messages non urgents destinés aux prestataires selon procédure établie;
• Transmettre aux responsables hiérarchiques toute information relative à un type de rendez-vous, à un prestataire, à une consultation devant être ajoutée ou modifiée dans le programme informatique;

• Assurer l’accueil des patients sans rendez-vous ;
• Assurer la prise de rendez-vous des patients présents physiquement au desk d’accueil décentralisé ;
• Prendre connaissance et appliquer les procédures relatives à la gestion des appels et des rendez-vous établies et transmises par les responsables hiérarchiques ;
• Assurer toute tâche confiée par sa hiérarchie, en lien avec sa fonction ;
• Veiller à l’utilisation correcte des outils mis à disposition : programme informatique, poste téléphonique, casque, …

- Servir d'interface dans la communication

• Est un expert des plateformes de gestion des rendez-vous (ultragenda & Qplanner) ;
• Participe aux réunions internes et externes concernant la gestion des modules de RDV Qplanner et Ultra-agenda ;

• Forme les autres services à la prise de de RDV en imagerie médicale (sénologie) ;
• Assure la synchronisation entre les plateformes de prise de RDV : UG & Qplanner ;
• Recueille les plaintes, les souhaits et les remarques des médecins et recherche des solutions (réunions mensuelles avec les chefs de clinique de radiologie) ;

• Participe à des projets relatifs à la mise en œuvre de nouveaux projets quant à l’organisation des accueils et la gestion des rendez-vous du service de radiologie ;
• S’assure que les procédures Enov liées à la prise de rendez-vous en radiologie soient à jour ; réalise ces mises à jour.

- Effectuer des tâches administratives

• Inscrit et désinscrit les patients;
• Photocopie des formulaires divers;
• Envoie, réceptionne et distribue les fax et le courrier;
• Crée des documents d'information destinés aux patients;
• Organise et gère l'offre de documentation et d'information à destination des patients;

Profil

• Savoir : disposer des connaissances techniques et requises pour la fonction ;
• Savoir-être : Rigueur, aptitudes d’écoute, dynamisme, adaptabilité, esprit d’initiative ;
• Savoir-faire : organisation, communication orale et écrite, collaboration, accompagnement du changement.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du certificat Selor Art. 10).

Offre

• Dans le contexte d’un groupement hospitalier de grande envergure, nous vous proposons une fonction possédant un champ de responsabilités variées, l’accès à des techniques innovantes et un travail au sein d’équipes pluridisciplinaires.
• Un contrat temps plein à durée indéterminée.
• Une rémunération attractive, assortie d’avantages extra-légaux (chèques repas, assurance de groupe, jours de congés extra-légaux).
• L’hôpital est facilement accessible en métro avec un remboursement partiel des frais de transport, et le parking est gratuit.

Intéressé(e) ?:

Envoyez votre cv et lettre de motivation, via notre formulaire en ligne.