Description de fonction

Secrétaire de service (H/F)

Fonction

L'Hôpital Universitaire Erasme veille en permanence à garantir la performance de ses soins de santé, l'excellence de sa recherche et la qualité de son enseignement. Tous nos collaborateurs médicaux, paramédicaux, soignants ainsi que ceux des services supports s'investissent pour offrir aux patients, de manière directe ou indirecte, une médecine de pointe à visage humain.

Le Fonds Erasme s’inscrit pleinement dans cette dynamique, stimule la recherche et contribue à l’avancée de la médecine au profit du plus grand nombre dans les différents services de l’Hôpital Erasme. De l’AVC au diabète en passant par les cancers, les allergies, les troubles auditifs ou la transplantation d’organes, les domaines d'investigation sont volontairement très variés. Le Fonds Erasme soutient prioritairement des jeunes chercheurs et des groupes de cliniciens chercheurs dont les projets visent à faire bénéficier les patients des connaissances générées par la recherche.

Afin de renforcer le service, nous sommes à la recherche d’un Secrétaire de service (H/F) pour le Fonds Erasme.

Description générale de la fonction :

En tant que Secrétaire de service, vous êtes le bras droit de la direction et effectuez des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement le service et d’assurer un rôle de relais afin d'apporter un soutien administratif maximal au Chef de service, aux chercheurs et aux donateurs.

Vos principaux rôles et responsabilités :

Vous êtes en charge du secrétariat du service :

  • Vous vous assurez que les chercheurs, donateurs et visiteurs reçoivent une information correcte et complète sur les prestations de service
  • Vous répondez aux appels téléphoniques entrants, procurez l'information correcte et transférez les appels si nécessaire
  • Vous assurez la mise à jour des données concernant les frais de fonctionnement du service et des chercheurs ainsi que dans la base de données donateurs, prospects et fournisseurs
  • Vous coordonnez les bons de commande
  • Vous assurez le suivi des dons et rédigez les courriers de remerciements aux donateurs
  • Vous organisez les réunions du Conseil d’Administration et du Comité scientifique
  • Vous mettez à jour le site Internet du Fonds Erasme
  • Vous collaborez aux événements organisés par le Fonds Erasme

Vous effectuez la gestion des projets de recherche :

  • Vous mettez à jour les règlements relatifs aux recherches
  • Vous publiez les appels à candidatures auprès des chercheurs potentiels
  • Vous gérez les dossiers entrants et les transmettez aux experts ad hoc
  • Vous consolidez les informations reçues et transmettez les décisions aux postulants

Vous traitez l'administration du service

  • Vous assurez l'administration générale (dactylographie, formulaires, documents,…)
  • Vous assurez le classement du service
  • Vous contrôlez les documents administratifs, signalez des problèmes éventuels, corrigez les documents le cas échéant dans le respect des procédures ou proposez une solution au Chef du Service
  • Assure l'organisation de réunions internes et externes ainsi que les événements (réservation de salle, invitation, séance académique, Conseil scientifique, Conseil d’administration,...)

Votre profil :

  • Vous présentez un intérêt particulier pour le domaine médical et :
    • soit vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier en Secrétariat de direction, avec une expérience professionnelle de minimum 5 ans,
    • soit vous justifiez impérativement d’une expérience de minimum 10 ans dans une fonction similaire
  • Une maîtrise de la Suite Office est indispensable (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Vous avez le sens des responsabilités et des priorités
  • Vous êtes organisé et rigoureux
  • Vous écrivez sans fautes et êtes rigoureux dans votre travail
  • Une bonne connaissance du néerlandais est requise
  • Vous faites preuve d’aisance relationnelle
  • Vous êtes polyvalent et flexible
  • Vous êtes assertif
  • Vous communiquez aisément tant par écrit que par oral

Notre offre :

  • Un contrat temps plein à durée indéterminée
  • L’opportunité d’exercer une fonction variée
  • Une rémunération attractive assortie d’avantages extra-légaux (chèques repas, jours de congés extra-légaux)
  • La possibilité d´accès à une crèche
  • L´hôpital est facilement accessible en métro, le parking est gratuit

Intéressé(e) ?

Envoyez votre cv et lettre de motivation à l'attention de Mathieu Dedobbeleer, HR Partner, via notre formulaire en ligne: www.erasme.ulb.ac.be > Espace emploi.

Clôture des candidatures : 18 novembre 2018

  • Publiée le:lun. 12 novembre 2018
  • Lieu: Bruxelles

ULB HOPITAL ERASME

Route de Lennik, 808
1070 Bruxelles
Belgique

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