DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1.   Types de données traitées

1. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
3. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
4. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
5. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
6. Curriculum académique ;
7. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
8. Expériences professionnelles ;
9. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
10. Publications ;
11. Informations concernant l’emploi actuel ;
12. Informations concernant le recrutement ;
13. Informations concernant la fin de l’emploi ;
14. Données relatives à la carrière ;
15. Données relatives à l’organisation du travail ;
16. Données salariales ;
17. Evaluation ;
18. Formation à la fonction ;
19. Images ;
20. Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
21. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi, quand un candidat remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel des Cliniques Universitaires de Bruxelles – Université Libre de Bruxelles Hôpital Erasme, employeur agissant au nom de l’Université Libre de Bruxelles, ci-après dénommées « l’Hôpital Erasme », il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la via ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions.

2.   Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

a.        Envoi d’une candidature

L’Hôpital Erasme traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à l’Hôpital Erasme, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci- après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

b.        Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que l’Hôpital Erasme utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations de la part de l’Hôpital Erasme et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

c.        Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec l’Hôpital Erasme, il accepte explicitement que l’Hôpital Erasme utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que l’Hôpital Erasme prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

3.   Finalités du traitement

Ces données sont traitées par l’Hôpital Erasme pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. Ceci implique :

- La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.

- La sauvegarde de ces données ;

- La consultation de ces données ;

- La vérification et l’analyse de ces données ;

- La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;

- La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que le candidat a consenti à ces finalités que l’Hôpital Erasme peut traiter ses données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à l’Hôpital Erasme de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, l’Hôpital Erasme ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela  étant, puisque ce traitement de données  est uniquement basé sur  le consentement du candidat, il lui est loisible de le retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

4.   Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

- Les candidats eux-mêmes ;

- Les membres du personnel de l’Hôpital Erasme ;

- Les sous-traitants de l’Hôpital Erasme (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;

- Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

5.   Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par l’Hôpital Erasme.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 3 années après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à l’Hôpital Erasme durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par email 1 mois avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à l’Hôpital Erasme de conserver leurs données pour un nouveau délai de 3 ans afin de permettre à l’Hôpital Erasme de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 3 ans, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 1 mois, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

6.   Droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les éditer, de les corriger et de les supprimer. Il leur est également loisible de retirer leur consentement quant au traitement de leurs données personnelles. Ce retrait entrainera automatiquement une suppression immédiate et irréversible de leurs données personnelles.

Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par email à dpo@erasme.ulb.ac.be ou par courrier ordinaire et la justification de son identité, chaque candidat peut obtenir de l’Hôpital Erasme une copie (y compris sous format électronique) gratuite des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation du traitement, et ce dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données. Passé ce délai d’1 mois, si aucune réponse ou réaction n’a eu lieu de la part de l’Hôpital Erasme, le candidat peut alors considérer que sa demande a été rejetée.

Dans le cas où l’Hôpital Erasme aurait transmis les données visées à d’autres personnes, l’Hôpital Erasme prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Si un candidat souhaite introduire une réclamation, il peut le faire auprès de l’Autorité de Protection des Données // la Commission de la Protection de la Vie Privée, rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles,  www.privacycommission.be

7.   Protection des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. l’Hôpital Erasme conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.